کدینگ حسابداری شرکت چیست؟

یکی از موضوعاتی که حسابدارها در تنظیم رویدادها و تراکنش‌های مالی در شرکت‌ها مد نظر قرار می‌دهند کدینگ حسابداری است. کدینگ نوعی دسته‌بندی عمومی حسابها در حسابداری است که معمولا این نوع دسته‌بندی از نوع درختی است. این دسته‌بندی درختی دارای لایه‌ها و کد‌هایی به عنوان سرشاخه و زیر شاخه است که در اصطلاح حسابداری به این نوع دسته‌بندی و شاخه گذاری‌ها کدینگ حسابداری گفته می‌شود.

لایه‌ها در اصل سطوح دسته‌بندی حسابدار برای صورت‌های مالی هستند که باعث طبقه بندی تراکنش‌های مالی می‌شوند. نوع شرکت و حجم معاملات شرکت در کدینگ حسابداری شرکتها نقش تعیین‌کننده‌ای دارند. از کدینگ حسابداری عمدتا برای ارائه گزارش‌های مالی و تنظیم صورت‌های مالی و تراز مالی و دفتر مالی به کار می‌روند.

بنا بر تعاریف بالا در هر دوره حسابداری، حسابداران ممکن است یک کدینگ حسابداری جدید برای حساب‌های شرکت تعریف کنند. دقت داشته باشید که در کدینگ حسابداری چنانچه یک کد در لایه‌های زیرتر درج شود باید در لایه‌های بالاتر هم تعریف شده باشد و یا متصل شده باشد.

لایه‌های کدینگ حسابداری در شرکت ها

معمولا برای کدینگ حسابداری 4 لایه تعریف می‌شود:

  • لایه اول یا گروه حساب‌های شرکت: این لایه را گروه‌های ترازنامه و سر فصل‌های اصلی سود و زیان تشکیل می‌دهند. بنابراین می‌توان تمامی بدهی‌های جاری و غیر جاری، درآمدها و هزینه ها، سرمایه‌گذاران و حقوق مرتبط با آنها و ذی‌نفعان دیگر را در این لایه تعریف کرد. این لایه معمولا شامل اعداد یک یا دو رقمی است.
  • لایه دوم یا لایه حساب‌های کل: در این لایه معمولا صورت‌های حساب‌های مالی تعریف می‌شود. معمولا نیازها و فعالیت‌های شرکت از عوامل اصلی این لایه هستند و گروه حساب‌های شرکت را به ارقام کوچک تر تقسیم می‌کند که به حساب کل هم شناخته می‌شوند. در این لایه از ارقام 2 یا 3 رقمی استفاده می‌شود. البته برخی نیز اعداد یک رقمی در نظر می‌گیرند.
  • لایه سوم مرتبط با حساب‌های معین شرکت است: در این لایه تمامی حساب‌های کل به حساب‌های ریزتری تقسیم می‌شوند که در اصطلاح حسابداری به حساب معین معروف هستند. در این لایه کدها 2 رقمی تعریف می‌شوند.
  • لایه چهارم مرتبط با حساب‌های تفضیلی شرکت است. حساب‌های تفضیلی حساب‌های ریز شده معین هستند که در اصطلاح به حساب تفضیلی در حسابداری شناخته می‌شوند و در طبقه‌بندی شرایط راحت تری را ایجاد می‌کنند و شناسایی حساب را تسهیل می‌دهند. بهترین حالت برای تعریف کدهای این لایه استفاده از حساب‌های یونیک و منحصر به فرد است. این کار باعث می‌شود همه اشخاص حقیقی و حقوقی دارای یک حساب منحصر به فرد و یک کد شناخته شده باشند.

البته گاها برای تعریف کدینگ از شرایط متفاوتی در حسابداری استفاده می‌شود. کدینگ حسابداری می‌تواند هر گونه عدد و یا حروفی را شامل باشد. برای این منظور اصولا سه نوع کدینگ دیده می‌شود :

  • کدینگ بر اساس حروف که مرتبط به حروف اول حساب هستند
  • کدینگ سریالی با استفاده از اعداد دنباله هم برای حساب ها
  • استفاده از کد دهی و یا سیستم کدینگ توده ای که مرتبط به یک دوره حسابداری است.

معمولا برای استفاده از سیستم کدینگ حسابداری این روزها از نرم‌افزار‌های مخصوص حسابداری استفاده می‌کنند، ولی استفاده از ابزارهای کامپیوتری مانند نرم‌افزار‌های اکسل هم می‌تواند توسط حسابداران حرفه ای مورد استفاده باشد. در برخی از سیستم‌های سنتی هنوز هم روش دستی و کاغذی معمول است و در همه این شرایط نحوه کد دهی و کدینگ حسابداری به عنوان یک تخصص خاص در دست حسابداران و با توجه به دستورالعمل‌ها و روش‌های حسابداری شرکت تعریف می‌شود.

دیدگاه خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *